SmartFiles | Luis Lacombe

01

Przegląd SmartFiles

02

Dostęp do SmartFiles

Ekran logowania SmartFiles z prezentacją platformy i bezpiecznym formularzem uwierzytelniania.

Część 1

Dlaczego SmartFiles jest potrzebny

Każda firma gromadzi ważne dokumenty: umowy, raporty, instrukcje, oferty, notatki, arkusze kalkulacyjne, procedury wewnętrzne, dokumenty prawne i techniczne oraz historie obsługi klientów. Problem polega na tym, że informacje te są często rozproszone w folderach, na serwerach, komputerach, w wiadomościach e-mail lub różnych systemach.

Z czasem znalezienie prostej informacji może stać się czasochłonne. Pracownik musi otwierać wiele plików, ręcznie wyszukiwać dane, porównywać wersje, analizować długie teksty i polegać na osobach, które wiedzą, gdzie przechowywany jest dany dokument.

SmartFiles powstał, aby rozwiązać ten problem. Aplikacja przekształca statyczne pliki w inteligentną bazę wiedzy. Zamiast jedynie przechowywać dokumenty, pozwala firmie rozmawiać z własnymi plikami, szybko uzyskiwać odpowiedzi, generować podsumowania, odnajdywać istotne informacje i wykorzystywać rozproszone treści do wspierania decyzji.

Dzięki SmartFiles dokumenty przestają być tylko przechowywanymi plikami i stają się częścią dostępnej, uporządkowanej i użytecznej wiedzy w codziennej pracy firmy.

03

Ekran główny i inteligentny czat

Ekran główny SmartFiles z drzewem folderów, obszarem rozmowy z AI i listą plików.

Część 2

Ekran główny i funkcje systemu

Ekran główny SmartFiles zapewnia przejrzysty i praktyczny widok wiedzy dostępnej w firmie. Użytkownik może otwierać foldery, przeglądać pliki, monitorować stan przetwarzania dokumentów i bezpośrednio korzystać ze sztucznej inteligencji.

Najważniejszym elementem aplikacji jest inteligentny czat. Użytkownik może zadawać pytania w języku naturalnym, nie wiedząc dokładnie, w którym dokumencie znajduje się potrzebna informacja.

“Które umowy wygasają w tym miesiącu?”

“Podsumuj najważniejsze punkty tego dokumentu.”

“Czy ta umowa zawiera klauzulę waloryzacyjną?”

“Jakie zagrożenia wykryto w tych dokumentach?”

AI analizuje dostępne treści, interpretuje kontekst i udziela konkretnych odpowiedzi. Skraca to czas wyszukiwania, zwiększa produktywność i ułatwia dostęp do wewnętrznej wiedzy.

Oprócz czatu ekran główny może prezentować wskaźniki, alerty, statusy plików, informacje o folderach oraz skróty do najważniejszych funkcji systemu.

04

Inteligentne foldery i kontrola dostępu

Ekran SmartFiles pokazujący hierarchię folderów oraz menu uprawnień, harmonogramów, edycji i zarządzania dostępem.

Część 3

Foldery, harmonogramy, hierarchia informacji i kontrola dostępu

W SmartFiles informacje są organizowane w inteligentnych folderach. Każdy folder może reprezentować obszar, klienta, projekt, dział, proces lub typ dokumentu.

Taka struktura tworzy hierarchię wiedzy. Firma może mieć główny folder działu prawnego z podfolderami dotyczącymi umów, postępowań, opinii prawnych i dokumentów klientów. Podobnie można utworzyć osobne obszary dla finansów, HR, zakupów, obsługi klienta, audytu i inżynierii.

Każdy folder może mieć własną konfigurację, kontekst i prompt określający sposób interpretowania dokumentów przez AI. Dzięki temu odpowiedzi lepiej odpowiadają przeznaczeniu danego obszaru.

Harmonogramy umożliwiają automatyczne wykonywanie zadań, takich jak odczytywanie katalogów, importowanie nowych dokumentów, aktualizowanie baz wiedzy i przetwarzanie informacji o określonych porach.

Kontrola dostępu uzupełnia rozwiązanie o reguły uprawnień dla użytkownika, obszaru lub folderu, zapewniając organizację, bezpieczeństwo i nadzór nad bazą dokumentów.

05

Zarządzanie plikami

Część 4

Obszar plików

Obszar plików SmartFiles centralizuje zarządzanie dokumentami wykorzystywanymi przez AI. Użytkownik może przesyłać pliki, monitorować ich przetwarzanie, sprawdzać gotowość do konsultacji i umieszczać dokumenty we właściwych folderach.

Obszar ten pokazuje drogę od surowego dokumentu do użytecznej wiedzy. Plik przesłany do systemu przechodzi etapy odczytu, przetwarzania i indeksowania, zanim będzie dostępny dla czatu i innych funkcji aplikacji.

Użytkownik może pracować z plikami PDF, dokumentami administracyjnymi, umowami, raportami, arkuszami kalkulacyjnymi, obrazami i innymi formatami zgodnymi ze strategią firmy.

Celem jest uproszczenie kontroli przesłanych treści, czytelne pokazanie stanu każdego pliku i zapewnienie AI uporządkowanego dostępu do informacji.

06

Asystent głosowy

Część 5

Bardziej naturalny dostęp do wiedzy

SmartFiles może również zapewnić jeszcze bardziej naturalne doświadczenie dzięki asystentowi głosowemu.

Zamiast wpisywać pytania, użytkownik może rozmawiać z AI głosem. Interakcja staje się szybsza, praktyczniejsza i bardziej intuicyjna, szczególnie podczas spotkań, analizy dokumentów lub pracy na innym ekranie.

Asystent może wyszukiwać informacje, przygotowywać podsumowania, lokalizować dokumenty, wyjaśniać klauzule i udzielać odpowiedzi kontekstowych na podstawie firmowej bazy plików.

Funkcja ta przybliża SmartFiles do rozmowy z wewnętrznym specjalistą, który zna dokumenty organizacji. Użytkownik pyta, AI interpretuje pytanie i odpowiada na podstawie dostępnej wiedzy.

Od rozproszonych dokumentów do inteligentnych decyzji: taką zmianę zapewnia SmartFiles.